Devenir indépendant : Les démarches, le fonctionnement et la fiscalité

Vous y êtes, après de longues nuits de réflexion, la décision est prise ? Vous souhaitez devenir indépendant ?

Ce guide est fait pour vous. Une fois que vous aurez pris connaissance de ces quelques lignes, il ne restera que la mise en pratique et quelques semaines de patience avant que votre entreprise voit le jour.

De quoi va-t-on parler ? Je vous propose de suivre ces étapes :

• Que veut dire être indépendant ?
• Existe-t-il plusieurs formes juridiques pour devenir indépendant (l’entreprise individuelle) ?
• Que doit-on faire pour lancer son activité indépendante ?
• Peut-on engager du personnel lorsque l’on est indépendant ?
• La tenue de compte et la fiscalité d’un indépendant
• La retraite des indépendants

Ah et si vous hésitez encore à ouvrir votre propre société plutôt que de passer par le statut d’indépendant faite d’abord un petit détour.

Que veut dire être indépendant ?

Pour la faire simple, un indépendant doit avoir plusieurs caractéristiques bien spécifiques qui le différencient d’un employé. Il doit entre autres :

· Travailler en son nom

Lorsque l’on devient indépendant, il paraît évident que l’on doit se représenter, nous et notre entreprise. Vous parlez en votre nom et vous concluez des contrats pour votre compte.

· Assumer les risques économiques

Cela peut sembler évident aussi mais un indépendant assume seul (ou avec ses associés) le risque économique qu’engendre son entreprise.

o Les difficultés financières

Ce ne sera jamais un long fleuve tranquille et particulièrement les premières années. Vous devrez être en mesure de faire vivre financièrement votre activité. Vous devrez trouver vos clients et proposer des prix permettant de maintenir votre entreprise à flot.

o La facturation

En plus d’effectuer le mandat pour lequel vous êtes mandaté, vous enverrez par vous même les factures et veillerez à ce qu’elles soient payées. Les risques liés à la facturation et aux paiements tardifs ne sont pas rares.

o Le chômage

À l’inverse du statut d’employé, devenir indépendant ne permet plus de demander de l’aide au chômage parce que vous ne parvenez pas à remplir votre carnet de commandes. Les seules aides potentielles pourraient être versées pour vous aider à vous lancer (dans les 90 premiers jours) si certaines conditions sont remplies : https://www.bsv.admin.ch/bsv/fr/home/informations-aux/kmu/fall-zu-fall/selbststaendigkeit.html

· Assumer les risques réputationnels

À chaque erreur, retard de livraison, mauvaise compréhension, etc. c’est vous et vous seul qui serez fautif. C’est à vous de créer avec le temps une relation de confiance avec vos clients et une bonne réputation sur le marché.

· Avoir sa propre organisation (bureau, appareil, adresse, facturation)

Devenir indépendant rime également avec la création d’une organisation complète. Vous devrez être en mesure d’acquérir les compétences, les outils, les logiciels qui vous permettront de mener vos projets de la prospection du client à l’envoi de la facture.

· Tenir ses comptes

o La TVA

La taxe sur la valeur ajoutée devra probablement être ajoutée à vos services en plus de votre prix. Elle est presque dans tous les cas obligatoires sauf quelques exceptions (chiffre d’affaires faible, service vendu en dehors de la Suisse, etc.).

o La Comptabilité

En plus de trouver des clients, effectuer les mandats, ou encore envoyer les factures vous devrez tenir une comptabilité (simplifiée ou non) afin de rester en conformité avec les autorités fiscales. Nous vous proposons de prendre plus de temps dans un second article dédié aux indépendants et aux impôts.

· Pouvoir travailler pour plusieurs clients / mandants

En résumé si vous travaillez pour un seul client et que vous exercez votre métier depuis leur bureau… Alors vous n’êtes pas réellement indépendant mais simplement un employé de cette structure. Il est nécessaire avec le temps que vos mandats se multiplient et puissent s’appliquer à une clientèle variée.

Existe-t-il plusieurs formes juridiques pour devenir indépendant (l’entreprise individuelle) ?

Une entreprise individuelle comme son nom l’indique est une entreprise comprenant une seule personne, elle se nomme raison individuelle. Cependant, il existe aussi la possibilité de devenir indépendant en travaillant avec plusieurs associés, on parle dans ce cas d’une société en nom collectif. C’est une solution assez souvent utilisée par les avocats, les médecins ou les restaurateurs, par exemple.

En résumé, ce sont des sociétés ou la/les personnes sont la clé et l’image de leur activité à tel point qu’il est obligatoire que le nom de famille figure clairement dans le nom de l’entreprise.

Que doit-on faire pour lancer son activité indépendante ?

Aussi étrange que cela semble paraître, il n’est pas négatif et même plutôt intéressant de commencer à exercer son activité avant d’entamer les démarches administratives.

Nous recommandons à tout futur indépendant de commencer le démarchage client, exécuter les premiers mandats, créer les premières factures avant de commencer à toquer aux portes de l’AVS et du registre du commerce. À votre avis pourquoi ?

C’est le premier pilier qui sera chargé de donner le feu vert à votre activité et pour ça ils devront évaluer votre business : Peut-il trouver des clients ? A-t-il un business plan solide ? Comment travaille-t-il ?

En résumé, pour prouver au premier pilier que vous êtes sur la bonne voie, rien de mieux que d’apporter des preuves tangibles.

Puis après ? Une fois votre activité lancée, il faut commencer les démarches, les formulaires, l’attente auprès des différentes parties prenantes afin de faire valider votre inscription.

Etape 1 : Réunir vos différents documents

Plus vous aurez de documents tangibles, plus votre affiliation se passera bien :

• Rediger un business plan
• Envoyer des devis client
• Encaisser les premières factures
• Avoir un site Web
• Posséder un logo, une charte graphique
• Louer un bureau
• Créer sa propre adresse email
• Dessiner ses cartes de visites
• Etc.

Tout n’est bien évidemment pas obligatoire mais plus vous aurez de cordes à votre arc, plus vous aurez de chance de succès.

Vous vous en doutez, chez FBKConseils, nous sommes là en cas de question, simulation et plus particulièrement pour vous accompagner dans la création de votre site web, de vos logos et de votre business plan.

Une fois ces documents en votre possession, rien de plus facile, quelques coups de fil, quelques allers-retours à la poste, un peu de patience et le tour sera joué. Vous serez inscrit en tant qu’indépendant et à vous le succès et la réussite.

Etape 2 : Inscription au 1er pilier

Rien de plus simple, il suffira de répondre à quelques questions, remplir leur formulaire et joindre à votre dossier un maximum de justificatifs attestant de votre indépendance.

Etape 3 : Le registre du commerce :

En dessous de CHF 100’000 de chiffre d’affaires il n’est pas obligatoire de faire inscrire votre entreprise mais cela ne veut pas dire que ce n’est pas une bonne idée de le faire volontairement. Le registre du commerce permet d’attester auprès de vos clients de votre existence et donne de la crédibilité à votre activité. Le registre du commerce peut aussi permettre d’assurer une forme de protection de votre nom ou de votre marque.

Etape 4 : S’affilier à la TVA

Comme pour le registre du commerce, l’étape de la taxe sur la valeur ajoutée est facultative jusqu’à concurrence de CHF 100’000 de chiffre d’affaires. Au-dessus de ce seuil, vous devrez ajouter à chaque facture un pourcentage à récupérer et à reverser par la suite. En contrepartie vous pourrez demander le remboursement de la TVA que vous payez pour exercer votre activité.

Peut-on engager du personnel lorsque l’on est indépendant ?

Oui et c’est même une caractéristique d’un indépendant. Il doit pouvoir déléguer un travail ou engager du personnel pour l’aider à accomplir ses mandats.

Il n’y a pas de limitation en termes de salariés.

Attention tout de même, si un indépendant a une flexibilité maximale en matière de cotisations au 2e pilier, aux assurances pertes de gain et plus généralement sur les assurances qu’il souhaite conclure, s’il souhaite engager du personnel, il devra se plier à toutes les règles de protection des employés.

La tenu de compte et la fiscalité d’un indépendant

Moi qui suis passé par là et qui au vu de mon domaine d’activité qui fait partie intégrante de mon travail, la comptabilité et la fiscalité peuvent très rapidement devenir la bête noire de tout indépendant.

Ce n’est pas toujours simple à comprendre, c’est une obligation et en plus cela conduit (si c’est mal exécuté), à des erreurs qui peuvent vous coûter très chères.

Afin de vous donner de plus amples informations sur la question, nous avons créer un autre article spécialement conçu pour répondre aux questions fiscales, comptables et la TVA des indépendants.

Pour l’heure, voici quelques informations de premiers secours.

La comptabilité : Il existe deux sortes de comptabilité.

· La comptabilité ordinaire

C’est la comptabilité qui est presque toujours effectuée par un comptable (de préférence diplômé). C’est la compta pas sympa qui oblige certains indépendants à suivre précisément des normes comptables afin de remettre aux autorités compétentes un compte de pertes et profits (revenus et dépenses de l’année) et un bilan faisant état de vos avoirs, de vos dettes et du bénéfice reporté. Cette comptabilité, bien heureusement, n’est pas obligatoire pour tous les indépendants qui débutent ou qui détiennent une entreprise dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas les CHF 500’000 annuel.

· La comptabilité simplifiée

Bien heureusement cette version existe, elle permet de tenir un carnet de lait ou Excel (depuis les années 2000) qui fait simplement état de vos revenus sur l’année, des dépenses (par poste) et des cotisations sociales que vous avez payées. Si vous détenez du stock, vous pouvez aussi simplement mentionner le type et son prix. Cette comptabilité a le grand avantage de pouvoir être tenue par tous les indépendants sans avoir besoin d’une formation particulière. Cela ne veut pas pour autant dire que vous ne devez pas faire appel à un professionnel afin de s’assurer des déductions possibles et de l’utilisation de certains forfaits.

La fiscalité et les impôts d’un indépendant

Un indépendant n’est pas très éloigné d’un employé salarié. La seule différence c’est qu’il n’a pas de certificat de salaire mais à la place il a une comptabilité. Pour le reste, tout est assez identique. Vous devrez remplir à chaque début d’année une déclaration d’impôt afin de faire état de votre fortune et de vos revenus durant l’année précédente. Votre revenu pris en compte sera le revenu net (après déduction de toutes les charges comptabilisées).

Vous remplirez votre déclaration d’impôt comme avant.

N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin avec votre déclaration d’impôt ou si vous souhaitez effectuer des simulations fiscales.

• Déclaration d’impôt dans le canton de Vaud
• Déclaration d’impôt dans le canton de Genève
• Déclaration d’impôt dans le canton du Valais

En ce qui me concerne, je m’arrête là et je vous dis tcho 😉