Comment fonctionnent la comptabilité et la fiscalité des indépendants ?

Vous y êtes, vous avez franchi le pas ou vous êtes sur le point de vous lancer dans une aventure entrepreneuriale en Suisse ? Félicitations et comme toujours, vous êtes au bon endroit pour acquérir les bonnes bases.

Nous avons décidé de séparer toutes ces informations en plusieurs chapitres, celui-ci sera consacré à la tenue de votre comptabilité et à votre fiscalité en tant qu’indépendant mais deux autres thèmes ont été abordés sur notre site web :

– Les démarches administratives pour devenir indépendant

– Comment fonctionne la retraite des indépendants ?

La comptabilité d’un indépendant

En Suisse, deux types de comptabilités sont reconnues en fonction de votre choix et de la taille de votre entreprise individuelle :

– La comptabilité ordinaire, un peu comme une recette de grand chef étoilé,

– Et la comptabilité simplifiée, votre plat de réconfort rapide et efficace.

Comme leur nom l’indique, la différence résulte essentiellement dans la complexité de leur tenue.

La comptabilité ordinaire

Cette comptabilité moins flexible que la comptabilité simplifiée est obligatoire seulement si un indépendant a été en mesure de générer un revenu annuel supérieur à CHF 500’000.

Si ce n’est pas votre cas pour le moment, vous pouvez passer directement au chapitre suivant. Cette comptabilité tient son fondement dans le code des obligations Suisse : et plus précisément aux articles 957 CO et suivants.

L’idée derrière tout ça est de règlementer un maximum la manière dont sont présentées les situations financières des entreprises afin que l’administration fiscale, les banques ou d’autres investisseurs puissent se faire une idée précise de votre business.

Il faut être en mesure de présenter deux (parfois trois) grands livres avec l’ensembles de vos revenus, de vos dépenses, de votre fortune et de vos dettes. Ces grands livres se prénomment :

– Le bilan (là où tout commence et finit)

– Le compte de pertes et profits (ou compte de résultat, ou encore l’histoire palpitante de votre année financière)

– Les annexes aux comptes (les détails croustillants pour les plus curieux)

Le bilan comptable

C’est l’une des deux principales parties de votre comptabilité, le bilan est le recueil d’informations qui fera état de :

– Votre fortune, vos actifs

– Vos dettes, vos passifs

– Le résultat reporté (positif ou négatif) de votre année de dur labeur

Le bilan : Votre fortune et actifs

Dans cette partie, vous allez devoir inscrire l’ensemble de vos avoirs :

· Argent sonnant et trébuchant (dans le matelas, en banque, dans le pot de fleurs…)

· Vos précieuses machines et outils (oui, même cette vieille cafetière)

· Les prêts (ceux que l’on préfère souvent oublier)

· Les charges payées d’avance (comme un petit bonus pour vous-même)

· Et tant d’autres joyaux…

Le bilan : Vos dettes

Comme pour les actifs de votre société, les dettes doivent être reportées afin de présenter un état financier clair des gens à qui vous devez de l’argent :

– Prêt à des tiers

– Charges non payées

– Prêt de la part d’une banque ou d’un investisseur

– Dette hypothécaire

– Etc.

En règle générale, les dettes seront classées de la plus exigible en termes de date à la moins exigible.

Le compte de perte et profits

Si le bilan fait état des actifs et des passifs, ce compte permet de mettre en lumière tous les revenus encaissés et les charges payées durant l’année en question. D’un côté nous avons les produits liés à notre activité :

– Honoraires

– Services vendus

– Produits et marchandises vendues

– Commissions perçues

– Etc.

Et de l’autre nous avons les dépenses :

– Les salaires

– Les cotisations et assurances

– Les achats de marchandises

– Les formations

– Le développement

– Etc.

Une fois toutes les écritures annuelles saisies, ce compte permet de voir si les gains ont été ou non supérieurs aux dépenses. Il peut, soit en résulter un bénéfice d’exploitation, soit une perte d’exploitation.

Finalement ce résultat viendra s’ajouter au bilan afin de terminer le compte annuel.

Les annexes aux comptes

Elles ne sont pas obligatoires mais fortement utiles, ces annexes permettent de donner de plus amples informations sur la méthodologie utilisée pour en arriver au bilan et au compte de résultat. Elles informent sur :

– Les normes / pratiques comptables

– De plus amples informations sur l’état des marchandises

– Les taux d’intérêts

– Des tableaux d’amortissement

– Les méthodes de valorisations

– Etc.

En somme tout ce qui permet de rendre plus clair la lecture des deux autres grands documents.

Je vous propose, pour faciliter la compréhension globale de la comptabilité au sens du CO, de faire un petit exemple avec une société active dans le conseil financier et qui commence son activité le 01.01.2023 avec un capital de départ de CHF 10 prêté par son fondateur. Durant l’année 2023, la société vendra une heure de conseil à 15.- et devra payer 5.- de salaire (incluant les charges sociales).

La première écriture sera le prêt par son fondateur de CHF 10.- qui impactera ;

– Nos actifs à savoir notre compte courant : + 10

– Nos passifs à savoir notre dette : + 10

Puis durant l’année, nous allons générer un revenu moyennant un salaire, qui lui touchera

– Nos actifs, notre compte en banque : +15

– Et nos charges : +5

Si nous présentons ces comptes à une banque ou à un investisseur, ils verraient rapidement que nous avons emprunté de l’argent pour lancer notre activité, nous avons un compte de résultat positif, autrement dit nous avons des marges financières positives dès la première année et que cela a finalement augmenté la valeur de notre bilan de CHF 10 sur l’année 2023.

Une comptabilité plus simple et simplifiée n’est pas possible, dans la réalité rien n’est aussi beau… Nous avons des taux d’intérêt pour le prêt, nous avons des amortissements sur nos actifs, il est possible de créer des provisions en cas de problèmes potentiels futurs, il est également possible de fournir un service sans être payé en retour, etc., etc. la compta, qu’on le veuille ou non c’est une histoire d’auditeur et de comptable. Mais au moins vous avez l’idée générale.

De mon point de vue, tenir seul une comptabilité ordinaire n’est pas simple pour tout le monde et peut mener à des erreurs d’appréciation par les autorités fiscales. En revanche, la comptabilité simplifiée ou carnet de lait, elle, peut être tenue par vos soins et fera amplement l’affaire.

La comptabilité simplifiée ou carnet de lait

Si vous avez plus ou moins compris la comptabilité ordinaire, la comptabilité simplifiée sera un jeu d’enfant.

On le rappelle, si vous ne souhaitez pas être tenu de respecter les normes comptables posées par le code des obligations, votre entreprise ne doit pas dépasser un chiffre d’affaires annuel de CHF 500’000.

Ici, c’est le même principe mais bien moins stricte. Le but du jeu est de présenter aux impôts un état précis :

– De vos revenus

– De vos charges

– De vos actifs

– Et de vos dettes

Pour le moment rien de nouveau sous le soleil ou du moins cela ne saute pas aux yeux mais dans les faits, vous ne serez soumis à aucun principe comptable stricte et vous aurez une marge de manœuvre bien plus grande.

Afin de vous simplifier la vie (comme toujours), rien de mieux que notre bon vieil Excel qui vous permettra de faire état de toutes vos finances. D’un côté ce que vous avez payés durant toute l’année, de l’autre tout ce que vous avez encaissé puis finalement vous faites de même avec vos comptes bancaires et vos dettes.

Je le sais mieux que personne, lorsqu’on commence son activité on a vite tendance à tout mélanger : votre compte bancaire est généralement le même que votre compte entreprise. Vous ne différenciez pas très bien la fortune commerciale de votre fortune privée et il n’est pas rare que vous payiez vos dépenses commerciales avec vos comptes privés… Si tel est le cas, vous n’êtes pas seul, ooh non.

C’est courant mais croyez moi c’est pratique durant l’année, par contre cela devient tout de suite bien plus « embêtant » au début de l’année suivante lorsque le délai pour remplir votre déclaration d’impôt arrive.

Notre conseil : essayez tant bien que mal de garder d’un côté vos entreprises avec des comptes bancaires à elle et essayez tant que vous le pouvez de payer vos dépenses avec ce compte dédié. Moins vous mélangerez les choses, plus vous pourrez garder une trace précise de votre business d’un point de vue fiscal et financier.

En plus d’un point de vue purement pratique, les normes comptables et fiscales ne sont pas les même s’il s’agit d’un actif/passif privé ou d’un actif/passif commercial, il peut y avoir des implications nombreuses.

Eh oui, tout n’est jamais tout blanc ou tout noir… Typiquement le véhicule qui vous sert tout autant à amener vos enfants au tennis vous sert également à transporter votre marchandise, votre maison est également votre bureau…. Il faudra prendre le temps de définir quand et comment sont utilisés ces actifs afin de déterminer quelle est la part privée de la part commerciale.

Les impôts d’un indépendant

Dans cette grosse première partie, nous avons détaillé la comptabilité d’un indépendant mais pas sa fiscalité (ses impôts) car oui même les indépendants paient des impôts.

Ce qui est plutôt cool pour FBKConseils c’est que la fiscalité des indépendants est la même à peu de chose près que pour un employé alors prenez le temps de parcourir l’ensemble de nos articles sur le sujet en fonction de votre canton de résidence : https://fbk-conseils.ch/impots/

Vous trouverez sur cette page l’explication des impôts pour le canton de Vaud, du Valais et de Genève.

Du coup, la première étape est de tenir votre comptabilité aussi bien que possible puis dans un second temps et, comme pour un employé, il vous faudra commencer le processus de déclaration d’impôt ordinaire. Ce n’est pas plus compliqué, vous téléchargez le logiciel en question (VaudTax, GETax, VSTax), vous vous armez de votre numéro de contribuable et votre code de contrôle et vous vous lancez comme les années précédentes.

À noter deux différences :

Le certificat de salaire Vs. Le revenu annuel : En tant qu’indépendant, vous n’avez pas de certificat de salaire en revanche vous aurez un résultat annuel de votre entreprise qui sera le salaire à déclarer. Il est le résultat de tous vos encaissements moins toutes vos dépenses.

La deuxième différence résidera au niveau de votre fortune, il sera important de saisir l’ensemble de vos actifs privés et commerciaux en précisant bien si ce dernier fait partie de votre fortune privée ou commerciale.

Pour ce qui est des déductions autorisées, les taux d’imposition, la méthode de calcul, rien ne change. À revenu imposable égal, un salarié paiera exactement le même montant d’impôt qu’un indépendant.

Dernière chose importante, un indépendant et plus particulièrement dans les premières années peut avoir un chiffre d’affaires négatif, les charges dépassent les revenus, ça arrive… eh bas sachez qu’aussi étonnant que cela puisse paraitre, vous aurez le droit de réduire le revenu global en conséquence.

Imaginons que vous avez une maison qui rapporte 10’000 CHF de revenu imposable et que votre activité a perdu 7’000 CHF cette même année, votre revenu imposable sera de CHF 10’000 – 7’000 = CHF 3’000.

Alors alors, prêt à vous lancer dans cette belle aventure ? Essayez ne pas trop penser à la comptabilité, aux impôts ni à la retraite c’est décourageant mais gardez-les au fond de votre tête car c’est tout de même important.