Comprendre parfaitement ses fiches de salaires

Salut à tous les curieux qui ont jeté un œil pour la première fois à leur fiche de salaire, ou ceux qui se sont soudainement demandé à quoi ça rime, ce mystérieux document qui débarque dans votre boîte mail en même temps que votre paie.

Eh bien, préparez-vous, car nous allons plonger la tête la première dans le fabuleux monde des fiches de salaire suisses. À quoi servent-elles exactement ? Quels trésors d’informations cachent-elles ? Comment vérifier si tout est correct et en ordre ? Et, une fois armé de toutes ces données, quelles sagesses pourrait-on en tirer ?

Au-delà de simplement refléter le montant de vos salaires mensuels, la fiche de salaire est une mine d’or d’informations plus ou moins réglementées et précieuses. Elle détaille non seulement votre salaire brut, mais aussi les diverses déductions — assurances sociales, impôts à la source, cotisations professionnelles — et parfois même des bonus ou des indemnités spécifiques.

La fiche de salaire ou comme certains diraient la fiche de paie est un outil non négligeable pour vérifier que vos droits sont bien respectés et que votre tirelire se porte au mieux.

Qu’est ce qu’une fiche de salaire ?

Juridiquement parlant, en Suisse, le Code des obligations (article 322, alinéa 1) n’impose pas explicitement aux employeurs de fournir un « décompte » détaillé à leurs employés. Il stipule principalement l’obligation de payer les salaires convenus. Cependant, dans la pratique courante en Suisse, la plupart des employeurs délivrent ces décomptes, permettant à tout employé, quel que soit son contrat, de vérifier les revenus qui lui seront versés pour le mois écoulé. Ces décomptes incluent le salaire fixe, le salaire variable, les bonus, les commissions, les assurances, etc., et retracent également toutes les dépenses et contributions payées par l’employeur pour l’employé. Nous explorerons en détail dans les paragraphes suivants chaque élément devant figurer sur cette fiche de salaire. En résumé, une fiche de salaire devrait clairement illustrer comment votre salaire brut, négocié avec votre employeur, se transforme en montant net versé sur votre compte bancaire.

Et comme toujours chez FBKConseils, voici un exemple de fiche de salaire spécifiquement créé pour cet article :

Clarification entre la fiche de salaire et le certificat de salaire

Même si nous pourrions approfondir la recherche pour identifier des différences notables d’un point de vue juridique entre la fiche de salaire et le certificat de salaire, en pratique, les utilisations et les informations de ces deux documents sont assez similaires. Voici les distinctions principales entre eux, essentielles à comprendre :

Fréquence d’émission : mensuelle vs annuelle

Les certificats de salaire sont généralement émis une fois par an, typiquement entre janvier et mars de l’année suivante, ne fournissant pas d’information immédiate sur les revenus, les cotisations, ou d’autres déductions durant l’année en cours. À l’inverse, les fiches de salaire sont délivrées mensuellement, offrant une traçabilité précise et à jour de vos revenus et déductions. Cette régularité est particulièrement bénéfique pour ceux qui s’installent en Suisse et qui ont besoin de justifier leurs revenus pour des démarches telles que la location d’un appartement ou la souscription d’un crédit.

Détail et précision de l’information

Alors que les fiches de salaire sont moins formalisées en termes de contenu que les certificats de salaire, elles incluent généralement beaucoup plus de détails. Chaque type de revenus versés, chaque cotisation payée, les taux appliqués, et autres prestations sont méticuleusement listés, offrant une transparence maximale. Le certificat de salaire, en revanche, sert de récapitulatif global de l’année qui, bien qu’exhaustif, peut souvent s’avérer complexe à décrypter concernant les montants spécifiques.

Utilité pour les déclarations fiscales

Les fiches de salaire, utiles pour plusieurs procédures administratives comme les locations ou les demandes de prêt hypothécaire, ne sont toutefois pas valides pour les déclarations fiscales. Pour les impôts, notamment pour la déclaration annuelle, c’est le certificat de salaire qui est requis. En outre, la majorité des cantons demande que ce document soit joint à votre déclaration d’impôt.

L’utilité pratique des fiches de salaire

En explorant dans le paragraphe précédant les différences entre le certificat de salaire et la fiche de salaire, nous avons commencé à comprendre leur potentielle utilisation. Cependant, pour mieux appréhender la portée de ce document, voici une liste plus détaillée des possibilités qu’offre la fiche de salaire :

Obtenir un crédit hypothécaire

Lorsque vous trouvez la propriété de vos rêves, l’aide financière d’une banque ou d’une assurance devient, dans la grande majorité des cas, essentielle pour couvrir la portion du prix d’achat que vous ne pouvez financer vous-même (la dette hypothécaire). Pour convaincre la banque, rien n’est plus persuasif que de présenter vos 3 dernières fiches de salaire, soulignant idéalement la dernière augmentation en gras. Alors que vos déclarations d’impôt des années antérieures servent principalement à rassurer les banques sur l’état de vos finances personnelles et sur l’état de vos fonds propres, vos fiches de salaire récentes mettent en évidence vos revenus des derniers mois, renforçant votre dossier de demande de prêt.

Louer un logement

Emménager en Suisse nécessite souvent de trouver un logement pour démarrer cette nouvelle phase de vie. Les fiches de salaire, accompagnées de votre permis de séjour, sont essentielles pour sécuriser votre premier bail à loyer. En effet, en Suisse, la plupart des propriétaires exigent non seulement un contrat de travail et une assurance responsabilité civile, mais aussi les trois dernières fiches de salaire qui attestent de votre capacité à couvrir le loyer. C’est un cercle vicieux où pour obtenir un emploi, il faut un logement, et pour un logement, il faut avoir un emploi. Heureusement, les fiches de salaire fournissent dès le premier mois une preuve concrète de vos revenus.

Demander d’autres formes de crédit

Il arrive un moment dans la vie où l’on peut avoir besoin de recourir à un crédit à la consommation, à un leasing automobile, ou à d’autres types de prêts pour accélérer certains projets personnels. La garantie la plus solide que vous pouvez offrir reste vos dernières fiches de salaire, qui démontrent votre capacité à rembourser le montant emprunté.

En résumé, les fiches de salaire jouent un rôle crucial non seulement dans la gestion quotidienne de vos finances, mais aussi dans la sécurisation de vos engagements financiers et logistiques en Suisse.

Quelles sont les informations présentes sur une fiche de salaire ?

Bien que nous ayons déjà abordé cette notion plus haut, il est important de bien comprendre que les fiches de salaire ne sont pas strictement réglementées en Suisse. Ainsi, les employeurs qui choisissent de fournir ces documents bénéficient d’une certaine latitude quant aux informations à inclure. Cependant, grâce aux bonnes pratiques adoptées au fil du temps, la structure des fiches de salaire tend à devenir uniforme d’un employeur à l’autre. Voici une présentation détaillée des éléments que vous êtes susceptible de trouver sur une fiche de salaire typique. Pour une meilleure compréhension, nous vous recommandons d’ouvrir notre exemple fourni afin de pouvoir suivre chaque point expliqué.

Informations personnelles sur la fiche de salaire

Comme pour tout document officiel en Suisse, votre fiche de salaire contiendra des données personnelles essentielles. Voici les informations typiques que vous y trouverez :

Nom, prénom et date de naissance

Ces informations de base identifient clairement le salarié. Leur présence sur la fiche de salaire assure que le document est personnel et attribué correctement.

Adresse postale

Votre adresse actuelle est également indiquée, servant de confirmation supplémentaire de votre identité et de point de contact pour toute communication relative à votre emploi.

Numéro AVS

Si vous êtes récemment arrivé en Suisse, le numéro AVS peut sembler inhabituel, mais il deviendra rapidement une partie familière de votre documentation. Ce numéro de sécurité sociale, composé de 13 chiffres et commençant toujours par 756, sert d’identifiant unique pour presque tous les aspects de la vie en Suisse (assurance maladie, emploi, retraite, etc.).

Période de salaire concernée

Il est crucial que la fiche de salaire spécifie clairement la période à laquelle elle se réfère. Cela permet de contextualiser les informations financières présentées, en indiquant précisément le mois de travail auquel les paiements et les déductions correspondent.

Détail des différents types de revenu

En début de carrière, il n’est pas courant d’avoir de multiples sources de revenus, mais en Suisse, comme ailleurs, la rémunération des individus varie. Voici les divers types de revenus que vous pourriez trouver sur une fiche de salaire :

Revenu fixe

Le montant de base de votre rémunération, généralement celui inscrit sur votre contrat de travail. Ce revenu fixe est supposé être garanti, dépendant uniquement de votre présence et non de conditions externes.

Bonus

Les bonus peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la performance globale de l’entreprise, votre performance individuelle, ou d’autres gratifications exceptionnelles. Ils représentent un complément à votre salaire de base pour reconnaître des contributions spécifiques.

Revenu variable

Cette catégorie s’adresse souvent aux employés en contact direct avec la clientèle ou ceux travaillant en première ligne, ayant une partie de leur rémunération dépendant de critères de performance clairement établis dans leur contrat.

Commissions

Typiquement associées aux métiers de courtage, les commissions concernent principalement les secteurs de l’immobilier, des assurances, des contrats financiers, et plus largement, la vente directe de produits aux consommateurs. Elles sont calculées en fonction des ventes ou des contrats conclus.

Prestations d’assurances et allocations

Il n’est pas rare, en Suisse comme ailleurs, de bénéficier de prestations d’assurances ou d’allocations diverses, comme les allocations familiales. Dans certains cas, ces allocations sont versées directement à l’employeur, qui les redistribue ensuite aux employés concernés.

Salaire horaire

Dans certains secteurs, comme la restauration ou le portage salarial, la rémunération n’est pas basée sur un salaire mensuel fixe mais plutôt sur le nombre d’heures travaillées. Ce modèle permet une flexibilité et une adaptation au volume de travail réel.

Heures supplémentaires

Lors de périodes particulièrement chargées, ou si votre employeur requiert votre présence tard le soir, les weekends, ou même pendant les jours fériés comme Noël, vous pourriez être compensé par un taux horaire majoré. Ces heures supplémentaires représentent une reconnaissance de votre engagement au-delà des heures normales de travail.

Congés payés

Chez FBKConseils, le concept traditionnel de congés payés n’existe pas car chacun prend des vacances à sa convenance — quelle chance, n’est-ce pas ? Cependant, dans d’autres entreprises, il est courant de devoir poser des jours de congé, et parfois, il n’est pas possible de prendre tous les jours accumulés. Dans ce cas, votre employeur devrait compenser financièrement ce temps non pris, considéré comme du travail supplémentaire.

Ces différentes composantes illustrent comment votre salaire mensuel est structuré et vous offrent la possibilité de le contester si nécessaire.

Types de déductions ou retenues sur votre fiche de salaire

Avant de plonger dans la liste des déductions qui seront malheureusement soustraites de votre salaire, il est crucial de comprendre sur quelle base ces cotisations salariales sont calculées. La majorité des déductions sont basées sur l’ensemble de vos revenus. Cependant, certaines allocations et autres prestations similaires ne sont pas sujettes à cotisations. Par exemple, vous ne paierez pas de cotisations retraite sur les allocations pour enfants. Maintenant, explorons cette liste de déductions courantes :

Cotisations AVS/AI/APG

Nous avons souvent discuté tout au long de nos articles sur l’AVS , de ses contributions et des répercussions sur vos futures rentes de retraite. Mais ici, pour faire simple, cette première ligne sur votre fiche de salaire concerne le socle de base de la retraite en Suisse, qui est sensé vous garantir un minimum vital au moment de votre départ à la retraite, ou, malheureusement, en cas d’accident ou de maladie. Pour l’année 2024, les cotisations AVS se montent au total à 10,6%, dont 5,3% (soit la moitié) sont à votre charge.

Cotisations d’assurance chômage (AC)

Depuis le 1er janvier 2023, les cotisations se montent à 2,2% de votre salaire total jusqu’au plafond de 148’200 CHF. Au-delà de ce seuil, vous ne contribuez plus à l’assurance chômage sur le montant excédentaire. Ceci s’explique par le fait que les indemnités de chômage que vous pourriez percevoir sont plafonnées.

Cotisations d’assurance accident (AAP-AANP)

Ces cotisations varient selon le nombre d’heures travaillées. Si vous travaillez moins de 8 heures par semaine, votre employeur est uniquement tenu de payer l’assurance pour les accidents professionnels survenant pendant vos heures de travail. En revanche, si vous travaillez plus de 8 heures par semaine, vous êtes également couvert pour les accidents non professionnels, et ce, peu importe la nature de l’accident. Les cotisations pour cette assurance varient généralement entre 1% et 2% de votre salaire, selon les prestations choisies par l’employeur.

Cotisations pour indemnités journalières maladie (IJM)

En plus des accidents, la maladie est un risque à couvrir. Bien que les frais médicaux liés à un accident soient à la charge de l’employeur, ceux liés à une maladie relèvent de votre assurance maladie (LAMal). Cependant, en cas de maladie, votre employeur est tenu de couvrir votre salaire pendant une certaine période et peut souscrire une assurance pour se prémunir contre ce risque. Les cotisations pour cette assurance, qui vise à couvrir votre salaire en cas de maladie prolongée, se situent aussi entre 1% et 2% de votre salaire.

Impôt à la source

Chez FBKConseils, nous avons rédigé de nombreux articles sur les impôts, notamment l’impôt à la source. Plutôt que de nous répéter, je vous propose de consulter quelques liens utiles que nous avons précédemment partagés.

• Calcul de l’impôt à la source
• La taxation ordinaire ultérieure (TOU)
• Impôt à la source, êtes-vous concerné ?

Mais ce qu’il est essentiel de retenir concernant votre fiche de salaire et vos impôts est que selon votre type de permis de séjour, votre potentiel statut de frontalier, et d’autres critères, il est courant que l’employeur soit tenu de retenir une partie de votre salaire pour payer directement vos impôts. Ce système, similaire à celui pratiqué en France, utilise un barème qui varie selon votre situation familiale (par exemple, si vous êtes marié, si vous avez des enfants, ou selon votre canton de résidence) pour déterminer le taux d’imposition applicable. Ensuite, au début de l’année suivante, vous aurez plusieurs options pour ajuster, améliorer, ou simplement laisser les choses telles quelles (rectification de l’impôt à la source, TOU obligatoire ou encore une TOU facultative).

Comment s’assurer de l’exactitude des informations sur votre fiche de salaire ?

Je comprends que cela puisse paraître complexe, et même pour nous, experts, le défi est réel. Cependant, voici quelques astuces simples pour vérifier l’exactitude de votre fiche de salaire :

• Le salaire versé : Il est relativement facile de comparer le montant versé sur votre compte bancaire avec celui indiqué sur votre fiche de salaire. En cas de divergence, vous pouvez suivre les informations fournies dans cet article pour identifier où le problème pourrait se situer.
• Le salaire calculé : Vérifiez également que toutes vos heures supplémentaires, les termes des contrats que vous avez signés, et d’autres formes de revenus liés à la performance ont été correctement inclus pour le mois en question.
• Le calcul de l’impôt à la source : C’est souvent ici que les erreurs sont les plus fréquentes. Il est assez courant que les employeurs appliquent un mauvais barème, oublient de faire les ajustements nécessaires, ou ne suivent pas vos changements de situation. Pour vous, le processus est simple : trouvez le barème approprié, appliquez le taux correspondant à votre rémunération, et vérifiez si l’impôt à la source a été correctement calculé.

Nous voici presque au terme de cet article. Pour conclure, je vous encourage à rester informé et à continuer d’explorer d’autres sujets afin de mieux comprendre les divers aspects de votre vie professionnelle et financière.

Conclusion

Que retenir de tout cela ? Vous savez déjà presque tout. La fiche de salaire est un document essentiel que presque tous les employeurs fournissent à leurs employés. Son objectif principal est de clarifier le calcul des salaires bruts accumulés durant le mois écoulé et de détailler les déductions effectuées pour arriver au montant net qui vous sera finalement versé. Ce document mérite une attention particulière et doit être vérifié, voire contesté si nécessaire, pour assurer la protection de vos droits et vous permettre de comprendre précisément ce qui se passe avec vos revenus. En outre, la fiche de paie ne se contente pas de fournir des informations utiles ; elle peut aussi s’avérer être un outil indispensable dans diverses situations contractuelles, comme lors de la signature de baux, l’obtention de certains prêts, ou encore dans la négociation d’une hypothèque.

Ressources supplémentaires pour approfondir sa connaissance sur les fiches de salaire

Comme à notre nouvelle habitude, nous ajoutons un dernier paragraphe pour vous aider à trouver des sources fiables d’informations en dehors de notre site. Dans cet article, malheureusement étant peu régie par la loi les sources externes ne sont pas très nombreuses mais voici tout de même une base légale qui pourrait vous aider.

• Code des obligations
• Comprendre les cotisations AVS/AI/APG

Comment FBKConseils peut vous accompagner avec vos fiches de salaire ?

Chez FBKConseils, nous sommes dédiés à vous fournir des réponses claires et des solutions pratiques concernant vos questions financières. En ce qui concerne les fiches de salaire, voici comment nous pouvons vous assister :

• Consultations personnalisées : Contactez-nous pour toute question relative aux mécanismes du système suisse de retraite et de prévoyance. Nous sommes là pour éclaircir tout aspect qui vous semble complexe.
• Médiation avec votre employeur : Si vous avez des interrogations spécifiques ou des problèmes non résolus concernant votre fiche de salaire, nous pouvons agir comme intermédiaire entre vous et votre employeur pour obtenir les réponses nécessaires.
• Assistance fiscale : Nous vous accompagnons pour examiner les impôts prélevés sur votre salaire et évaluer s’il existe des stratégies d’optimisation fiscale qui pourraient vous être bénéfiques.

Notre objectif est de vous aider à naviguer dans les complexités des fiches de salaire et à maximiser votre situation financière grâce à notre expertise.