Comment comprendre parfaitement votre certificat de salaire ?

Introduction

Chers lecteurs, dans ce nouvel article nous allons parcourir un document pas forcément captivant mais tellement crucial pour tous les employés au service d’une société basée en Suisse, que vous soyez frontalier ou résident Suisse.

Ce document, c’est le certificat de salaire. Il s’agit de l’unique document résumant l’ensemble des revenus perçus et autres informations en lien direct avec votre emploi au sein d’une même société. Qui dit plusieurs emplois, dit plusieurs certificats de salaire.

Ce document est tout simplement le point de départ pour vos impôts alors autant le comprendre et surtout éviter les erreurs dans vos déclarations d’impôts.

Qu’est-ce qu’un certificat de salaire ?

Pour se faciliter la tâche, nous vous mettons un certificat fictif au nom de notre mascotte Noé LeConseiller.

Qu’importe où vous résidez en Suisse, que ce soit vers chez nous en Suisse romande ou plutôt du côté allemand ou Italien, le certificat de salaire se présente toujours sous le même format. L’unique petite folie que vous pourrez constater est au niveau de la couleur, parfois noir et blanc, parfois rose et dans de plus rares cas, il peut virer vers l’orange.

Assez parlé de détails colorimétriques, le certificat de salaire reprend l’intégralité de vos fiches de salaire, appelées également fiche de paie. Il permet d’avoir un gros condensé précis et utile pour diverses démarches :

• La déclaration d’impôt
• L’Acquisition d’un logement immobilier
• L’obtention d’un crédit

En plus des revenus et des cotisations sociales payées, le certificat de salaire peut discrètement renseigner l’administration fiscale sur la générosité de votre employeur, participe-t-il à vos frais professionnels ? Met il à votre disposition une cafeteria ou des tiquets resto ? Participe-t-il d’une manière ou d’une autre à vos transports ?

Finalement le certificat de salaire fourni des informations utiles sur vos droits fiscaux comme sur les délais des déclarations d’impôts, les barèmes utilisés, les jours de télétravail accordés ou encore le lieu de votre travail.

Maintenant regardons plus en détails dans les différentes parties de votre certificat de salaire.

Quelles sont les informations présentes sur un certificat de salaire, de la lettre A à H et du chiffre 1 à 15 ?

De la lettre A à H : Des informations essentielles non chiffrées

Les lettres A et B

Le document utilisé pour créer un certificat de salaire peut également servir à attester des rentes potentielles qui auraient pu vous être versées durant l’année, telles que les rentes de retraite AVS et LPP. Une rente officielle est similaire à un salaire : elle représente une obligation de verser une certaine somme chaque année. Dans cet article, nous nous concentrerons sur la partie salaire. La lettre A indique donc qu’il s’agit bien d’un salaire sur ce certificat, tandis que la lettre B précise qu’il est question d’une rente.

Les lettres C à E

Les lettres C, D, et E servent à identifier à qui appartient ce certificat de salaire. La lettre C correspond à votre numéro AVS et votre date de naissance, la lettre D renseigne sur l’année de ce certificat, et la lettre E précise la période de l’année durant laquelle ce certificat a été valable. Bien qu’il soit courant de travailler du 1er janvier au 31 décembre dans la même société, des changements de travail, des déménagements ou des pauses professionnelles peuvent survenir à tout moment de l’année.

La lettre F : transport gratuit

Si cette case est cochée, cela signifie que votre employeur participe à vos déplacements domicile-travail. Par exemple, il peut financer votre abonnement de transports publics. La conséquence est que les cantons offrent une déduction pour frais de transport qui sera probablement refusée si cette case est cochée. Vous ne pourrez donc pas déduire de frais pour vous rendre sur votre lieu de travail.

Nous faisons une petite parenthèse qui restera valable pour le reste de l’article, si vous souhaitez en apprendre plus sur les déductions autorisées par votre canton de domicile voici quelques liens utiles :

• Déductions fiscales autorisées pour le canton de Vaud
• Déductions fiscales autorisées pour le canton de Genève
• Déductions fiscales autorisées pour le canton du Valais

La lettre G : frais de repas

De manière similaire aux transports, la lettre G concerne les frais de repas, cette fois. Si votre employeur met à disposition une cantine offrant des repas à prix réduit ou finance vos repas de midi d’une autre façon, vous ne pourrez pas demander de déduction pour frais de repas lors de votre déclaration d’impôts.

Ces lettres, de A à G, représentent des informations essentielles et non chiffrées qui aident à clarifier la situation financière et professionnelle de l’employé pour une année donnée.

La lettre H : d’autres informations personnelles

La lettre H est simple à comprendre : elle contient vos informations personnelles telles que votre nom, prénom et adresse. Ces données permettent d’identifier clairement le titulaire du certificat de salaire.

La lettre I : lieu, date et signature

Dans cette rubrique, vous trouverez des informations sur l’entreprise qui a émis le certificat de salaire, ainsi que le nom de la personne au sein de l’entreprise qui l’a rédigé. Cette section inclut également la date d’établissement du certificat, attestant de sa validité et de son officialité.

Du chiffre 1 au chiffre 15 : Les informations quantitatives

Dans cette deuxième rubrique, nous passons des informations qualitatives aux informations quantitatives. C’est ici que vous découvrirez avec précision ce que vous avez gagné et payé pour exercer votre activité.

Chiffre 1 : votre salaire

Cette première ligne reprend principalement le salaire fixe payé par votre employeur sur toute l’année. Elle comprend également certaines allocations directement versées par l’employeur, les commissions et dans des cas bien précis certains versements que votre employeur vous a fait à la suite de dédommagements d’assurance.

Chiffre 2 : vos prestations accessoires

Dans certaines entreprises, ou certains corps de métier, l’employeur peut vous fournir des “revenus en nature” tels qu’une voiture de fonction (plutôt chouette), financer une partie de votre logement ou encore contribuer aux paiements de vos assurances maladie. Comme ces revenus sont inscrits en haut de votre certificat de salaire (avant le chiffre 11) ils font partie intégrante de votre revenu imposable et par conséquent même si c’est votre employeur qui a payé ces dépenses, les déductions qui en découlent resteront autorisées.

Chiffre 3 : les prestations salariales non périodiques ou plus simplement, vos bonus

Si l’entreprise pour qui vous bossez a fait une belle année (potentiellement grâce à vous) ou si vous avez particulièrement explosé vos objectifs, il n’est pas rare de se voir attribuer un bonus et c’est dans cette rubrique qu’il sera indiqué.

Chiffre 4 : les prestations en capital

En toute honnêteté, il est quand même pas très courant d’avoir des chiffres inscrits dans cette rubrique du certificat de salaire, mais dans de rares cas votre employeur pourrait verser des indemnités de départ à caractère de prévoyance (2e pilier), d’autres capitaux de départ liés directement à votre retraite ou encore des salaires différés.

Chiffre 5 : Vos droits de participations

Assez rares dans les petites entreprises mais fréquentes dans les plus grandes sociétés, des « parts ou actions collaborateurs de votre entreprise » peuvent être offertes afin de vous motiver à contribuer à sa croissance. Plus votre travail sera de qualité, plus la valeur de ces parts pourraient augmenter, vous incitant ainsi à donner le meilleur de vous-même. Ces actions sont généralement bloquées pendant une période avant de pouvoir être vendues. Le chiffre 5 indique le montant de ces actions, considéré comme un revenu imposable pour l’année en question. De plus, une annexe à votre certificat de salaire est fournie, la plupart du temps, pour détailler le nombre d’actions, le type d’action et les montants à reporter dans votre déclaration d’impôt.

Astuce : En théorie, étant donné que le salaire brut inclut déjà le revenu lié à vos nouvelles actions collaborateurs, il ne serait pas nécessaire de fournir davantage d’informations. Toutefois, nous recommandons de mentionner le nombre d’actions bloquées dans la rubrique des titres de votre déclaration d’impôt, en indiquant une fortune imposable de CHF 0 et en ajoutant une remarque « PM » (pour mémoire). Cette pratique facilite l’explication des variations de fortune au moment de la vente des actions, permettant ainsi de tracer clairement les changements d’une année à l’autre.

Chiffre 6 : Les indemnités des membres de conseils d’administration

Un peu pareil que pour le chiffre 4, ce sont des rubriques plus rares, elles ne concernent que peu de clients et doivent être remplies uniquement lorsque vous avez été rémunéré pour vos qualités de membre d’un conseil d’administration d’une société afin de valoriser le temps que vous leur avez accordé.

Chiffre 7 : Les autres prestations

Cette rubrique regroupe tous les autres revenus non mentionnés précédemment, tels que les pourboires ou certaines indemnités de chômage.

Chiffre 8 : Le salaire brut

C’est sans aucun doute, avec le salaire net (chiffre 11), le chiffre le plus important de votre certificat de salaire. C’est lui qui vous donne le montant brut que vous auriez réellement touché durant cette année chez cet employeur. Le salaire brut pose le socle de votre charge fiscale. N’allons pas trop vite en besogne, il reste encore de nombreuses étapes pour passer d’un salaire brut à un salaire imposable mais c’est la première étape.

Chiffre 9 : Les cotisations AVS/AI/APG

Pour ceux qui ne sont pas familiers, l’AVS représente la base de la retraite et plus globalement de la sécurité sociale en Suisse. Le montant affiché à la ligne 9 de votre certificat de salaire détaille la part des cotisations destinées au premier pilier (risque et épargne) qui a été prélevée par votre employeur directement sur votre salaire brut. Ces prélèvements servent à financer une partie des cotisations globales. Pour 2024, les contributions totales au premier pilier s’élèvent à 10.6% du salaire brut, divisées équitablement entre l’employeur et l’employé, soit 5.4% chacun. Cette information est clairement indiquée dans cette section du certificat.

Chiffre 10 : Les cotisations ordinaires au 2e pilier (LPP)

Le chiffre 10 de votre certificat de salaire et plus précisément le chiffre 10.1 représente la part de votre salaire qui a été retenue pour financer le deuxième pilier du système de retraite suisse, la prévoyance professionnelle (LPP). À l’instar du premier pilier (AVS, indiqué au chiffre 9), les employeurs contribuent généralement à hauteur de la moitié de la cotisation annuelle, tandis que l’autre moitié est prélevée sur le salaire des employés et détaillée dans cette rubrique. Il est important de noter que les employeurs ont la possibilité de ne rien retenir sur votre salaire et de prendre en charge la totalité, ou du moins une part supérieure à la moitié, de ces cotisations.

Le chiffre 10.2 de votre certificat de salaire sera rarement rempli, car il concerne les rachats d’années LPP que vous auriez effectués durant l’année. En pratique, si vous procédez à des rachats, vous recevrez une attestation fiscale distincte précisant le montant des cotisations rachetées, mais ces informations n’apparaîtront pas sur votre certificat de salaire. Un conseil important : si vous effectuez des rachats d’années, ne vous basez pas uniquement sur cette ligne. Assurez-vous de demander votre attestation et surtout n’oubliez pas de déclarer correctement ce rachat dans votre déclaration d’impôt.

Chiffre 11 : Le salaire net

Après le salaire brut (chiffre 8), le salaire net est l’un des chiffres les plus importants sur le certificat de salaire. Contrairement au salaire brut, le salaire net représente le montant effectivement perçu par l’employé pour l’année en cours, et c’est ce montant qui sera utilisé pour le calcul de vos impôts. Le salaire net est simplement le salaire brut diminué des cotisations de retraite.

Chiffre 12 : La retenue de l’impôt à la source

Pour les personnes qui n’ont ni le permis C ni la nationalité suisse, les employeurs sont tenus de retenir sur le salaire brut un montant d’impôt selon la situation familiale (célibataire, marié, avec enfants à charge) conformément au barème applicable. Ainsi, les personnes imposées à la source recevront sur leur compte bancaire leur salaire net après déduction des impôts retenus. Il est important de noter que le paiement d’un impôt à la source ne garantit pas que l’impôt final soit correct. Dans certains cas, il est obligatoire de soumettre une déclaration d’impôt, et pour d’autres contribuables sans cette obligation, cela pourrait néanmoins présenter un intérêt fiscal de le faire.

Chiffre 13 & 14 : Les allocations pour frais

Pour certains employés et certains postes, il est nécessaire d’engager des dépenses significatives pour accomplir les tâches demandées, comme les déplacements professionnels, les repas au restaurant, ou les dépenses effectuées chez le client. Ces coûts peuvent être remboursés directement à l’employé pour couvrir l’ensemble de ces frais, sans que ces montants ne soient considérés comme du revenu imposable. Vous recevrez donc un remboursement net d’impôt. Cependant, il est important de noter que si vous recevez ce type d’allocation, certaines déductions pour frais professionnels pourraient être refusées lors de la déclaration d’impôts.

Chiffre 15 : Les observations

La rubrique indiquée par le chiffre 15 sert à fournir toutes les informations complémentaires qui ne trouvent pas leur place dans les autres sections du certificat de salaire. Vous pouvez y trouver des détails tels que les délais pour le dépôt des déclarations d’impôts, les barèmes utilisés pour les calculs de l’impôt à la source, ainsi que des détails sur d’autres types d’assurances financées par l’employeur à partir du salaire de l’employé, comme les assurances pour pertes de gains, PCFam, etc. Cette rubrique informe également les autorités sur le taux d’activité de l’employé, le lieu de travail, et la possibilité de télétravail..

Quelles sont les informations à reporter de mon certificat de salaire à ma déclaration d’impôt ?

Le certificat de salaire est un document essentiel pour la déclaration d’impôt de tous les employés. Après avoir renseigné vos informations personnelles et votre situation familiale, ce certificat devient le premier outil nécessaire pour avancer dans votre déclaration. Selon les cantons, l’utilité des informations varie.

Le salaire brut ou le salaire net

Dans certains cantons, comme Vaud, il n’est pas nécessaire d’entrer les lignes 1 à 10 ; vous indiquez uniquement le salaire net, soit le chiffre 11. Vous pouvez optionnellement mentionner les cotisations au 2e pilier, mais seul le montant du salaire est pris en compte. À l’inverse, dans le canton de Genève, les contribuables doivent détailler chaque ligne pour parvenir au salaire net.

Les contributions aux frais de repas et de transports

La majorité des cantons exigent de spécifier manuellement si les cases G ou F sont cochées, afin de pouvoir ajuster les déductions que vous demanderez ultérieurement dans la rubrique des frais professionnels. Si ces cases sont cochées, l’administration fiscale s’assurera que vous n’avez pas demandé des déductions qui, en théorie, ne vous sont pas dues.

Les observations au chiffre 15

Peu de contribuables le savent, mais dans certains cantons comme Vaud, les assurances couvrant les pertes de gain, qui sont payées, peuvent être déduites de votre salaire net. Par exemple, vous pouvez déduire les assurances perte de gain directement au chiffre 15 de VaudTax, tandis que dans le canton de Genève, cette déduction doit être reportée à la rubrique de l’assurance maladie et accident.

Ainsi, après avoir examiné minutieusement chaque ligne de votre certificat de salaire, il s’avère que peu d’informations sont effectivement à reporter dans votre déclaration d’impôt. Est-ce décevant ? Peut-être, mais au moins vous comprenez maintenant mieux votre certificat de salaire, ce qui est déjà un grand pas.

Quelle est la différence entre un certificat de salaire et une fiche de salaire ?

Dans un précédent article, nous avons détaillé les fiches de salaire, leur apparence et leurs utilisations. Cependant, ici, nous allons nous concentrer sur les différences entre les fiches de salaire et les certificats de salaire. Les fiches de salaire sont des documents mensuels distribués à tous les employés. Elles permettent de suivre, d’un mois à l’autre, le salaire versé, les cotisations payées, et ce qui sera bientôt déposé sur votre compte bancaire. En quelque sorte, elles représentent un certificat de salaire, mais sur une base mensuelle.

La principale différence réside dans le fait que les fiches de salaire sont davantage des documents personnels et internes, ayant une portée juridique et fiscale moins importante que le certificat de salaire, qui, lui, doit être soumis aux différentes administrations. Néanmoins, les fiches de salaire peuvent s’avérer extrêmement utiles pour des situations pratiques comme la recherche d’un logement ou la démonstration auprès d’une banque que vos revenus ont récemment augmenté.

Où trouver mon certificat de salaire ?

La manière dont vous accédez à vos documents liés à votre emploi peut varier considérablement en fonction de la taille et de la modernisation de votre entreprise. Ces dernières années, avec la progression de la digitalisation, il n’est pas rare que les grandes entreprises offrent à leurs employés un accès via une interface numérique où ils peuvent consulter des documents importants tels que le certificat LPP, le certificat de salaire, les fiches de salaire, le contrat de travail, etc. Pour les employés de petites entreprises, comme la nôtre, l’employeur est généralement tenu d’envoyer les certificats de salaire par la poste ou par email.

Que faire si je ne trouve plus mon certificat de salaire ?

Si vous pensez ne pas avoir reçu votre certificat de salaire ou si vous l’avez égaré, vous pouvez toujours contacter votre employeur pour demander une copie. En règle générale, les employeurs sont tenus de conserver une copie des certificats de tous leurs employés, garantissant ainsi que vous puissiez récupérer les documents nécessaires à tout moment.

Quand est ce que je peux espérer recevoir mon certificat de salaire ?

Un certificat de salaire ne peut être émis avant la fin de l’année fiscale ou avant la clôture de votre période d’assujettissement en Suisse. Étant donné l’importance de ce document pour votre déclaration d’impôt, les employeurs doivent patienter jusqu’à la fin de l’année pour collecter toutes les données nécessaires. Ils doivent ensuite agir rapidement pour émettre ces certificats dans les délais requis. Habituellement, les certificats de salaire sont donc distribués entre le début de janvier et mars de l’année suivante. Cependant, il se peut que certaines entreprises accusent un retard et remettent ce document plus tardivement. Si c’est le cas, il est important de demander un délai supplémentaire à l’administration fiscale afin de respecter les délais légaux.

Que faire en cas d’erreur dans mon certificat de salaire ?

Nous sommes parfaitement conscient que détecter une erreur dans un certificat de salaire n’est pas une tâche aisée, même pour les experts. Les montants inscrits sur le certificat récapitulent tous les éléments payés pour l’année, et sans une connaissance parfaite de tous les détails des paiements effectués par l’employeur, il est presque impossible d’identifier toutes les erreurs de saisie éventuelles. Cependant, certains montants, tels que le salaire brut, les cotisations LPP, et les impôts à la source, peuvent être manifestement aberrants et donc plus facilement repérables. En cas de doute, nous vous recommandons vivement de contacter le département des ressources humaines de votre entreprise pour poser toutes les questions pertinentes et dissiper vos incertitudes.

Quelques ressources externes fiables pour mieux comprendre votre certificat de salaire

Dans cette rubrique, nous vous mettons à disposition une liste de sources d’information légales et fiables. Ces ressources vous permettront d’approfondir votre compréhension du certificat de salaire.

• Guide de l’établissement du certificat de salaire de la confédération
• Guide des cotisations sociales de l’AVS

Comment FBKConseils peut vous aider avec votre certificat de salaire ?

Après avoir attentivement lu nos explications, il est clair que FBKConseils ne peut pas intervenir directement pour résoudre les problèmes liés à votre certificat de salaire ; vous devrez contacter votre employeur pour apporter les corrections nécessaires. Cependant, FBKConseils peut vous offrir un soutien précieux.

Compréhension de votre certificat de salaire

FBKConseils peut vous aider à mieux comprendre votre certificat de salaire, vous assister pour déceler d’éventuelles inexactitudes, et vous permettre de mieux appréhender ce que vous gagnez réellement et ce que vous payez en termes de contributions et d’impôts.

Accompagnement dans le processus de déclaration d’impôt

Nous pouvons vous accompagner tout au long du processus de déclaration d’impôt, en vous fournissant des conseils adaptés à votre situation fiscale et en vous aidant à optimiser votre déclaration pour bénéficier de tous les avantages fiscaux possibles.